The perfect e-mail

Encore une demande qui revient régulièrement pendant les formations : Comment doit-on rédiger les e-mails en anglais. Il est vrai que dans le domaine de la qualité, nos e-mails sont souvent porteurs de mauvaises nouvelles et soigner la forme ne changera pas le fond du problème… Mais au moins, nous serons aussi professionnel que possible.

Bien choisir la formule de politesse dans un e-mail en anglais

Il y a d’abord le cas où l’on ne connait pas la personne à qui on écrit.

La formule consacrée est alors « to whom it may concern » c’est-à-dire « à l’attentionnée la personne concernée ». C’est la bonne façon de faire… mais ce n’est pas forcément pertinent. Nous avons déjà vu qu’il n’est pas conseillé d’utiliser cette formule lorsque l’on envoie une lettre de motivation (cover letter).

Je préfère personnellement la formule « Dear Sir, Dear Madam » (cher monsieur, chère madame) qui est un peu moins impersonnelle. Il faut néanmoins faire attention aux majuscules !

La formule « to whom it may concern » reste valable dans les cas où vous écrivez à une adresse mail anonyme, comme par exemple « sales@company.com » ou « administration@brand.com »

Viens ensuite le cas où vous connaissez le nom de la personne que vous contactez.

La bonne formule est alors « Dear Mr X » or « Dear Mrs Y ». Attention, les termes sont différents de ceux cités précédemment :Sir devient Mr et Madame devient Mrs. C’est une erreur très fréquente dans les e-mails de mes stagiaires.

Notez aussi l’absence de point après Mr ou Mrs en anglais.

Finalement, reste le cas où vous utilisez le prénom de votre interlocuteur («to be on a first name basis»)

Dans ce cas, préférez « Hello Brian » à un simple « Hello ». Mais ce n’est pas une règle absolue.

Commencer son e-mail en anglais

A part lors de votre premier contact où vous commencerez votre e-mail en vous présentant, il est commun de débuter tous vos messages avec un «Thank you».

Les français ont tendance à demander des nouvelles de leur interlocuteur lorsqu’ils commencent un e-mail, ou d’espérer que l’e-mail le « trouvera en bonne santé »… L’e-mail en anglais commence plutôt par un « Thank you » : Merci de m’avoir répondu, merci d’avoir pris le temps de lire mon mail, merci d’être toujours disponible… Il y a toujours une raison de dire merci, et c’est l’ice-breaker (brise-glace) que nous vous conseillons.

Terminer son e-mail en anglais

Il y a des formules à connaitre pour terminer son e-mail :

« I look forward to hearing from you » (j’attends de vos nouvelles avec impatience »

« Do not hesitate to contact me should you have any question » (n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions)

Attention à cette dernière formulation : « I am at your disposal should you need further information » (je suis à votre disposition pour toute information complémentaire) car en anglais, l’information est toujours au singulier. Il s’agit de la notion générale d’information. Pour une information spécifique comme cela peut être le cas en français, on utilise plutôt la périphrase « piece of information »

Ensuite, vous pouvez choisir votre formule de politesse en fonction de la relation que vous avez avec votre interlocuteur, du très formel « Sincerely » au plus décontracté « Cheers ».

Mon préféré est « Best regards » (Meilleures salutations) qui s’adapte à toutes les situations.

Maintenant vous savez tout : A vous de rédiger « the perfect e-mail » en anglais !

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10 TIPS for the interview (Les 10 questions à préparer pour votre entretien d’embauche)

C’est le dernier épisode de notre série.

Vous avez mis à jour votre CV, préparé une belle lettre de motivation, et voilà : vos avez décroché un entretien.

C’est le moment que redoute le plus mes élèves. Le fait de venir en entretien est déjà stressant et intimidant en soi. Anticiper une partie ou tout l’entretien en anglais ne fait qu’augmenter la pression. Alors comment bien s’y préparer ?

Les 10 questions à préparer pour votre Interview

Préparation, préparation, préparation ! Et il y a deux niveau de préparation à prendre en compte.

Tout d’abord, nos 10 questions

Nota : elles sont en anglais, contrairement à la langue habituelle de ce blog. Nous avons simplement pris comme hypothèse que si vous en êtes arrivé là dans votre recherche d’emploi, vous avez besoin de penser un maximum dans la langue de Shakespeare.

  • Question 1 : Tell me about yourself – Le recruteur espère ainsi discerner vos motivations. Tout ce qui est techniques et d domaine de vos connaissances est déjà connu grace à votre CV
  • Question 2 : What are your biggest weaknesses – Nous connaissons l’astuce qui consiste à transformer une faiblesse en force… Mais pourquoi ne pas être honnête pour une fois, et en profiter pour montrer que l’on sait progresser ?
  • Question 3 : What are your biggest strengths
  • Question 4 : Where do you see yourself in 5 years
  • Question 5 : Why should I hire you
  • Question 6 : Why are you interested in our company
  • Question 7 : Tell me what happened last time a colleague or employee got angry at you
  • Question 8 : Describe your dream job – Idéalement, cette description sera cohérente avec le job pour lequel vous postulez… Idéalement.
  • Question 9 : Why do you want to leave your current job – Attention; on ne critique jamais son employeur actuel. Il faut orienter la discussion sur sa propre progression plutôt que sur les éléments de d’insatisfaction actuels.
  • Question 10 : Do you have any question for me – Ne jamais louper cette opportunité. C’est le moment de poser toutes vos questions, ou de reformuler des éléments dont vous voulez vous assurer.

Ensuite, le deuxième niveau de préparation concerne la pratique : Parlez de votre entretien en anglais. Avec vos collègues, votre famille,… votre chien si nécessaire. Mais parlez. Pratiquez. Comme un muscle ou n’importe quel savoir peu utilisé, c’est en l’exerçant qu’il devient plus fort. C’est pareil concernant la maitrise de l’anglais.

Le jour J de l’entretien d’embauche

Switch your brain to English : Nous avons déjà évoqué ce point dans notre premier article de la série, toujours disponible sur le blog

Ne vous lancez pas dans des structures de phrases compliquées. Un sujet, un verbe, un complément. Cela suffit à faire passer beaucoup d’idées. Vous pouvez améliorer votre niveau de langue uniquement si vous êtes sur.e de vous, mais surtout si vous êtes à l’aise dans le cadre de l’entretien.

J’ai personnellement connu une expérience compliquée lors d’un entretien, bien que mon niveau d’anglais soit un bon C2. Le soucis ne venait pas de mon niveau, mais de l’ambiance de l’échange. Je suis une personne plutôt enthousiaste, et face à un auditeur fermé, je suis mauvaise, que ce soit en français ou en anglais. So I applied my own medicine (j’ai suivi mes propres conseils) : des phrases simples, uniquement des phrases simples.

Préparez votre Interview

Parce que la demande revient encore et encore, The Floating mushroom propose des ateliers en petit groupe (5 personnes maxi) pour pratiquer l’anglais dans le contexte de la recherche d’emploi. 3 heures d’accompagnement avec d’un workbook (cahier d’exercices) de 30 pages pour améliorer votre resume (CV) et votre cover letter (lettre de motivation), et préparer votre interview (entretien d’embauche) mais surtout pratiquer, pratiquer, pratiquer !

Pour toute information contactez Agnès à l’adresse mail suivante : the.floating.mushroom@gmail.com

6 TIPS for the cover letter (Nos 6 astuces pour une belle lettre de motivation)

Nous continuons notre série pour vous aidez dans la recherche d’un emploi directement en anglais avec ce nouveau post concernant le lettre de motivation, « cover letter » en anglais.

Dans cet article, nous allons nous concentré sur les éléments indispensables pour une bonne lettre de motivation, mais néanmoins, il nous semble important de commencer avec un petit rappel sur le thème de « pourquoi est-ce que j’écris une cover letter ? »

Pourquoi est-ce que j’écris une cover letter ?

Revenons à la base quelques instants. Si je suis en train d’écrire une lettre de motivation, c’est parce que je veux ou doit changer de job. Donc que je suis actuellement dans une situation d’insatisfaction : absence de job, ou job qui ne me convient pas.

J’écris cette lettre parce que je suis motivé.e pour aller vers quelque chose d’autre. Et ce quelque chose doit être clair dans mob esprit.

Prendre le temps de réfléchir à ce sujet avant de se lancer dans la rédaction de la lettre de motivation, mais aussi tout simplement avant de commencer une recherche d’emploi, c’est se donner la chance de bien préciser ce que l’on recherche, et pourquoi on va postuler à tel ou tel offre… ou pas.

Une partie importante de nos ateliers « I want to change job ! » est consacré à cette analyse, parce que c’est la clé pour qu’une recherche soit couronnée de succès. Sans cette petite introspection, nous risquons de reproduire les mêmes schémas encore et encore. Et retomber dans le même état d’insatisfaction. Et de recommencer une recherche. Etc…

Sans jamais porter de jugement, nous revoyons en atelier (et en anglais) les motivations qui nous poussent à chercher un nouvel emploi : gagner plus d’argent, avoir plus de temps pour soi, être en mesure d’être aligné.e avec ses valeurs… Et ce vocabulaire sera ensuite visible dans la lettre de motivation, explicitant pourquoi vous contactez ce recruteur précisément, et pas un autre.

Pour plus de détail, contactez nous : the.floating.mushroom@gmail.com

Les 6 astuces d’une bonne cover letter

Et sans plus tarder, nos 6 astuces pour une lettre de motivation optimisée.

Make it personal : Il est important de savoir à qui on est en train d’écrire. Les formes de politesse anglaise permettent des raccourcis tel que « to whomever it may concern » (à l’intention de la personne concernée) mais je ne recommande pas l’utilisation de ces modèles. Mettons nous 5 minutes à la place du recruteur : Vous aimeriez recevoir une lettre qui commence comme ça, vous ?

Be precise : Précisez bien pour quel job vous postulez. L’anglais le permet facilement avec une ligne du type : « Object : Quality Manager Position » qui est beaucoup plus automatique que dans les courriers français où tout doit encore être délié. Une nouvelle fois, il s’agit de se mettre à la place du recruteur, qui gère peut-être des dizaines d’offres en parallèle. Montrons-lui dès le départ que nous sommes une bonne ressource en puissance !

Explain why : Pourquoi postulez-vous chez cette entreprise, pour ce poste. Il est important de montrer que vous êtes réellement intéressé par l’opportunité offerte. Pour cela, renseignez vous sur l’entreprise : internet, LinkedIn, … Les sources d’information sont infinies, il suffit juste de bien les choisir.

Explain why you : Vendez-vous ! Expliquez pourquoi vous êtes la meilleure personne pour le poste. Mais attention à la nationalité de votre interlocuteur : les anglais par exemple ne sont pas des grands fans des personnalités « show off » (frimeur)

Show passion : C’est une question de vocabulaire. Il n’est pas nécessaire de rester sur des termes neutres, si votre personnalité est plutôt enthousiaste ou extravertie, montrez le ! Tout en vous respectant bien sur, pas la peine de surloyer le role. Mais si vous vous sentez euphorique par rapport à une opportunité, dites-le : « I am / feel so enthusiastic learning you are hiring for this position … »

Show kindness : Il n’est jamais inutile de remercier quelqu’un pour le temps qu’il a passé à lire votre prose. Sans en faire des caisses, s’entend. Et si en plus vous êtes sincère, ce sera apprécié. Dans une période où le recrutement se base plus sur le savoir être que sur le savoir faire, montrer tout de suite quelle est votre vraie personnalité vous donne un « good start » (un bon démarrage)

Mettez votre cover letter à jour

Parce que la demande revient encore et encore, The Floating mushroom propose des ateliers en petit groupe (5 personnes maxi) pour pratiquer l’anglais dans le contexte de la recherche d’emploi. 3 heures d’accompagnement avec d’un workbook (cahier d’exercices) de 30 pages pour améliorer votre resume (CV) et votre cover letter (lettre de motivation), et préparer votre interview (entretien d’embauche) mais surtout pratiquer, pratiquer, pratiquer !

Pour toute information, contactez Agnès à l’adresse mail suivante : the.floating.mushroom@gmail.com

8 TIPS for an English resume (Nos 8 astuces pour un bon CV en anglais)

Deuxième article de notre série « I want to change job mais l’anglais est un obstacle… »

Aujourd’hui, nos allons nous pencher sur les bonnes pratiques en ce qui concerne la rédaction d’un resume (prononcez résioumé). En effet, il existe de nombreuses différences entre le modèle d’un CV français et celui rédigé en anglais. Et même si l’on entend ici et là des voix qui nous disent de laisser tomber le vieux principe du CV… cela reste une bonne manière de présenter notre expérience de façon synthétique. Ainsi, il sera plus facile de lister avec des bullet points (une liste à puce) l’ensemble de nos expériences que de les délier toutes dans notre lettre de motivation.

Faisons donc ensemble le tour de ces must-have du CV en anglais point par point.

Les 8 différences entre le CV français et le CV en anglais

Pas de photo ni d’informations personnelles. Votre nom et vos coordonnées doivent apparaitre clairement, et c’est tout. Soyez néanmoins très attentif au fait que vos coordonnées soient faciles à trouver. Imaginez le « worst case scenario » (le pire scénario possible) : un recruteur trouve votre CV intéressant, veut vous contacter…. et ne trouve pas votre numéro de téléphone… Pouvez-vous imaginer quelque chose de pire ?

Pas de limitation à une feuille. Si votre expérience le justifie, vous pouvez sortir du cadre strict du CV français. Mais attention, on n’est pas là pour faire du remplissage.

Commencer par un « Profile » c’est-à-dire un bref résumé de votre profil et du poste que vous recherchez

Parler précisément de vos engagements et différents centres d’intérêt. Il n’est pas rare de voir une liste des associations ou des clubs auxquels on adhère. Cette rubrique s’appelle « Interests »

La rubrique suivante est « Education & Training » et c’est là que vous pouvez développer les études que vous faites et les formations professionnelles que vous avez suivies. Attention, tous les termes doivent être traduits. Pas question de laisser des mots en français. Donc, si vous avez suivi la formation «Animation d’une AMDEC», cela devient «Facilitating FMEA»

Vient alors votre expérience professionnelle. Une nouvelle fois, attention à bien traduire tous les termes, à ne pas laisser de mots en français dans votre description. C’est le moment de monter que vous connaissez les termes associés à votre métier et votre expérience.

Paragraphe suivant : vos « Key Achievements » c’est-à-dire vos principales réussites. Et là, c’est le moment d’être très anglo-saxon, et d’utiliser des verbes d’action pour vous exprimer. Par exemple, plutôt que de parler de la réalisation d’audit système, préférez une phrase du type « Je réalise des audits sytème, analyse les écarts et prescrit des pistes d’amélioration » : 3 verbes d’action (réaliser, analyser, prescrire) plutôt qu’un nom commun tel que « réalisation ». (Nota : en anglais, ça donne : « I perform / manage system audit, analyse the gaps and non-conformities, and preconize possible improvements »)

Et on finit avec les « Core Skills » à savoir les compétences qui sont nécessaires pour le poste. C’est peut-être le paragraphe du CV qui doit être le plus adapté au poste pour lequel vous postulez… mais tous les experts ne sont pas d’accord sur ce point.

L’apparence compte…

Premier point : votre anglais doit être irréprochable. Je le répète en boucle dans toutes mes formations: préférez des phrases simples, encore plus dans le contexte d’un CV où l’on se doit d’être concis et précis. Alors on ne se lance pas dans des notions complexes, on reste sur la base de son métier, de ses compétences. A moins de postuler pour un poste de rédacteur… Mais là un niveau B1 en anglais ne suffira peut-être pas… A vous de voir.

Ensuite on travaille le look de son CV. Mettons-nous à la place d’un recruteur qui reçoit des centaines de CV tous les mois. Ce n’est pas avec un document « dry » (sec, sans vie) que nous avons une chance d’attirer son attention. Il faut faire un effort de présentation, quelque soit notre personnalité, mais toujours en la respectant. Aujourd’hui, de nombreux sites internet proposent des exemples voir même des outils en ligne pour formaliser votre CV. Et les modèles sont variés, pas tous orientés pour les professionnels du marketing !

Nous vous proposons donc la selection suivante qui nous apparait comme la plus pertinente pour nos métiers :

Mettez votre CV à jour

Parce que la demande revient encore et encore, The Floating mushroom propose des ateliers en petit groupe (5 personnes maxi) pour pratiquer l’anglais dans le contexte de la recherche d’emploi. 3 heures d’accompagnement avec d’un workbook (cahier d’exercices) de 30 pages pour améliorer votre resume (CV) et votre cover letter (lettre de motivation), et préparer votre interview (entretien d’embauche) mais surtout pratiquer, pratiquer, pratiquer !

Pour plus d’information, contactez Agnès à l’adresse mail suivante : the.floating.mushroom@gmail.com

4 astuces pour que l’anglais ne soit plus un obstacle entre vous et le job de vos rêves

Lors de nos formations en présentiel, nous constatons régulièrement que nos stagiaires se sentent coincés dans leur carrière « à cause » de l’anglais. Le fait de ne pas maitriser cette langue devient un obstacle entre eux et le job de leur rêve. C’est pour cela que nous commençons aujourd’hui une série de 4 articles consacrés à l’anglais dans le cadre d’une recherche d’emploi. Bien sur, nous resterons orientés sur les métiers de la qualité, et c’est là que nous irons chercher nos exemples. Cependant, cette série d’articles s’adressent à tous ceux qui se sente bloqué au moment d’utiliser la langue de Shakespeare professionnellement.

The best way to speak English… is to speak English

Le blocage vient souvent d’un manque de confiance en soi. On connait le vocabulaire lié à notre profession : on sait qu’AMDEC se dit FMEA (prononcer éfémi-é) ou qu’un plan de surveillance est un control plan en anglais. Le vocabulaire technique revient encore et encore dans notre quotidien, et on l’assimile presque malgré soit.

Mais au moment d’ouvrir la bouche… Rien. Nous ne sommes plus sur de comment tourner la phrase, de la nature du verbe que l’on veut utiliser (régulier ou irrégulier ???), et nous restons figés.

C’est tout le vocabulaire courant qui nous manque, toutes les tournures de phrases qui ne nous reviennent pas. Pour remédier à cela, une seule solution : Il faut pratiquer.

4 astuces pour que l’anglais ne soit plus un obstacle entre vous et le job de vos rêves

Astuce 1 – Regarder (et surtout écouter) des vidéos

C’est un peu comme « se mettre dans le bain ». On règle ainsi son cerveau sur la langue anglaise, et petit à petit tout devient plus clair. Le sujet de la vidéo n’a pas d’importance dès lors qu’elle est réalisée avec un niveau de langue correct (attention, certains Youtubers de langue anglaise ne parlent pas tout à fait anglais… la grammaire n’est pas toujours au rendez-vous !) Mais il est préférable que le sujet nous intéresse. Parce que c’est la meilleure façon de rester concentré sur une vidéo dans une langue étrangère.

Ainsi, lorsque vous vous préparez à intervenir en anglais, il peut être utile de regarder une vidéo juste avant. Mais si c’est dans le cadre professionnel, il ne sera pas forcément vu d’un bon oeil que vous regardiez le dernier épisode de votre série préférée… Même si le bénéfice est le même dans la préparation de votre intervention. Il est donc bon d’avoir sous le coude quelques vidéos sur les sujets pro.

Nous vous partageons des vidéos de ce type régulièrement sur LinkedIn. N’hésitez pas à vous abonner à la page du Floating Mushroom pour être sure de ne pas les louper et ainsi vous constituer une petite base de donnée personnelle.

Pour la page du Floating Mushroom, c’est par ici : https://www.linkedin.com/company/20108807/

Et en bonus, le lien direct vers la dernière vidéo postée par nos soins au sujet du Ganba Walk: 

Astuce 2 – Lire

Plus vous lirez en anglais, plus vous vous habituerez à certaines structures de phrases et à l’utilisation de mots particuliers ou d’expressions typiquement anglaises. Et petit à petit ces structures, ces mots et ces expressions deviendront des éléments récurrents de votre discourt lorsque vous parlerez en anglais. C’est comme cela que les enfants apprennent une langue, et ce n’est pas parce que nous ne sommes plus (vraiment) des enfants que cela ne marche pas pour nous.

La différence entre le fait de lire par rapport à l’utilisation de vidéo, c’est simplement que le processus se fait plus lentement et de façon plus durable pour tous ceux d’entre nous qui sont visuels. En plus, chaque fois que l’on apprend un nouveau mot, on apprend aussi son orthographe… ce qui est peut-être un luxe aujourd’hui, mais peut faire la différence sur un CV ou une lettre de motivation.

Astuce 3 – Recourir à l’humour

C’est aujourd’hui reconnu scientifiquement, nous retenons mieux quelque chose qui nous a fait rire. C’est pourquoi beaucoup de conférences commencent avec une « joke » (une blague) et que les éléments à retenir sont souvent scénarisés de façon amusante.

Alors c’est sur, ce n’est pas comme ça que l’on va retenir les (fameux) verbes irréguliers… Quoiqu’il y a actuellement sur YouTube des « raps des verbes irréguliers » qui conviendrons peut-être à certains d’entre vous.

Mais on retient des expressions typiques que l’on peut ensuite utiliser pour illustrer son discourt tout en ajoutant une touche d’humour (et en montrant aussi un peu que l’on maitrise pas si mal la langue)

Pour apprendre de nouvelles expressions, vous pouvez nous rejoindre sur notre page Facebook où nous les décortiquons une par une avec vous chaque semaine: https://www.facebook.com/thefloatingmushroom/

Astuce 4 – Parler !

Parce que au final, la seule façon de parler anglais, c’est de parler anglais !

Pour le faire dans une ambiance décontractée, il est possible de participer à des groupes de conversation. Il y en a un peu partout en France, la plupart du temps animés par des natifs de langue anglaise. Je participe personnellement régulièrement à celui organisé à Sallanches et c’est une occasion géniale d’échanger mais aussi de beaucoup rire ensemble. Il n’y a pas d’enjeux, chacun se lance, et tant pis si ce n’est pas parfais. Et plus la soirée avance, plus les phrases sont fluides et complètes.

Mais il est peut-être aussi possible de parler anglais avec vos collègues. Et pourquoi pas avec les clients ou fournisseurs de vos collègues ? Nous avons tous connu l’angoisse du client à divertir pendant la pause de midi ou en soirée. Si un.e de vos collègue est dans cette situation et que vous proposez de vous joindre à eux, il est peut probable qu’il.elle refuse !

Astuce supplémentaire : nos ateliers et cours particuliers

Parce que la demande revient encore et encore, The Floating mushroom propose des ateliers en petit groupe (5 personnes maxi) pour pratiquer l’anglais dans le contexte de la recherche d’emploi. 3 heures d’accompagnement avec d’un workbook (cahier d’exercices) de 30 pages pour améliorer votre resume (CV) et votre cover letter (lettre de motivation), et préparer votre interview (entretien d’embauche) mais surtout pratiquer, pratiquer, pratiquer !

Pour toute information, contactez Agnès à l’adresse mail suivante : the.floating.mushroom@gmail.com

Pareto ou Quick Wins ?

Pas toujours évident de décider si l’on doit se concentrer sur la tête de Pareto ou tout lancer sur les quick win (gains rapides) En tant que responsable qualité, j’ai toujours été concentrée sur la fameuse « tête de Pareto », celle que l’on doit « tuer » – c’est-à-dire résoudre – pour améliorer la qualité de façon notable. Mais les quick wins ne doivent pas forcément être négligés.

La tête de Pareto

Tout le monde connait la loi de Pareto… mais rappelons tout de même les bases : 20% des causes sont responsables de 80% des effets. Ainsi, en se concentrant sur ces causes uniquement, on a le potentiel de réduire grandement les problèmes, ou dit autrement, d’améliorer la qualité de façon notable.

C’est donc une évidence pour un responsable qualité : il faut tuer les têtes de Pareto.

Et c’est vrai, c’est comme cela que l’on avance de façon significative.

Cependant travailler sur ces fameuses têtes de Pareto peut être un voyage au long court, et les causes premières sont parfois difficiles à traiter. Soyons honnêtes, si les solutions étaient simples, nous n’aurions pas ces problèmes. Il est extrêmement rares que des équipes laissent végéter des défauts importants lorsque leur résolution est simple.

Le risque pour les équipes, c’est le découragement et la frustration.

C’est pour cela qu’il ne faut pas négliger les quick wins

Les quick wins

Un quick win, c’est un petit quelque chose sur lequel on peut gagner rapidement, et surtout facilement. On parle parfois des « fruits sur les branches basses » : pas besoin d’aller chercher une échelle, il suffit de tendre la main pour les cueillir.

Les quick wins ont 2 principaux avantages :

  • Ils donnent la pêche (oui – deuxième métaphore fruitière) en dynamisant le plan d’action. Nous aimons tous avoir des victoires. Et un quick win peut être une petite victoire, cela reste une victoire. C’est bon pour l’ambiance et la cohésion d’une équipe.
  • Ils viennent généralement des équipes elles-mêmes. Et ça, cela a 2 nouveaux côtés vertueux
    • Chacun.e se sent plus écouté.e lorsque ses idées sont prises en compte et mises en place. Chaque manager le sait, c’est la clé de la motivation personnelle
    • Une dynamique de participation active se met en place. Plus de quick win entraine plus de quick win. Et c’est une des bases de l’amélioration continue : mieux vaut une petite amélioration tout de suite qu’une grosse amélioration peut-être un jour. Et chacune de ces petites améliorations en entrainera d’autres.

Alors… Tête de Pareto ou quick wins ?

Un peu les deux. Mais surtout pas l’un sans l’autre.

Il est nécessaire de faire tomber les têtes de Pareto pour améliorer notablement un process ou un produit. Mais le quick win est un excellent support dans une démarche longue, en insufflant de nouvelles vagues d’énergie dans les équipes.

Lorsque l’on est tenu par un budget et/ou un délai, l’équilibre peut être difficile à trouver. L’arbitrage est délicat. Et si en plus le plan d’action se déroule dans un contexte international, la maitrise de l’anglais par les équipes peut être un frein supplémentaire.

The Floating Mushroom peut vous aider à dépasser ces obstacles par la formation et l’accompagnement. N’hésitez pas à vous renseigner sur nos MOOC et formations au PDCA ou à la méthode 8D en contactant Agnès : the.floating.mushroom@gmail.com

Post Mortem

Nous avons tous une histoire de plan d’action complètement « foireux » qui a nécessité de nombreux efforts… Pour finalement très peu de résultats. Ces expériences sont difficiles pour les équipes car le découragement peut s’installer. C’est pourquoi il est important de faire un post mortem à chaque fois. Post Mortem se dit «Autopsie» en français. Un peu macabre ? Peut-être, mais indispensable pour remettre de la vie dans une équipe.

 Les avantages techniques d’un post mortem

  • Regarder les choses en face : Pas simple lorsque l’on vient de vivre un échec. Mais c’est peut-être le meilleur apport que nous ait fait le Lean : Chaque échec est une nouvelle opportunité de progresser. Mais avant de se lancer dans une démarche type « on va tout changer » il est important de prendre le temps de bien formaliser ce qui s’est passé exactement. Par un diagramme, une flèche du temps… Le support compte moins que l’exigence de transparence d’un tel exercice.
  • Identifier les impasses : Le post mortem n’est pas seulement basé sur les problèmes produit et process. Il doit aussi prendre en compte l’organisation. C’est le moment de voir dans quelles circonstances les instances décisionnelles n’ont pas joué leur role, ou bien si un positionnement hiérarchique n’a aucun sens. C’est souvent par l’organisation que l’on met les équipes dans l’impasse. Au delà des « injonctions paradoxales » à la mode actuellement, il y a surtout les difficultés à escalader un problème parce que la hiérarchie n’est pas en mesure de trancher, ou que les instances de décisions en place sont incomplètes ou en contradictions entre elles. Le post mortem est l’occasion de remettre tout ça à plat.
  • Progresser : Evidemment. Si l’on identifie des impasses, c’est pour les corriger et faire évoluer l’organisation. Le Lean est inattaquable sur ce point – chaque problème fait progresser l’organisation… dès lors que l’on prend le temps de l’analyser. C’est la base de l’amélioration continue que nos avons déjà évoquée dans un article précédent.

Les avantages humains d’un post mortem 

  • Dégonfler : le post mortem est l’occasion de mettre sur la table tout ce que l’on a sur le coeur – dans le respect des règles professionnelles bien évidemment : pas d’attaques personnelles, uniquement des faits, … Mais même cadré par les règles de vivre ensemble, l’expression des frustrations et difficultés rencontrées pendant le plan d’action permet de lâcher la pression et aussi – et peut-être surtout – de relativiser. En effet, lorsque notre radio interne se met en marche, il nous arrive de ressasser un événement jusqu’à en faire un drame. Verbaliser factuellement permet de dédramatiser et de repartir sur de bonnes bases.
  • Se remettre en piste : Notre cerveau est fait comme ça, face à un problème nous cherchons instinctivement des solutions. Le post mortem devient le point pivot qui relance la dynamique d’amélioration continue.
  • Progresser : c’est le principal avantage technique vu plus haut, mais les conséquences sur les équipes sont aussi importantes. Constater que les problèmes sont réellement pris en compte était un premier pas significatif. Mais maintenant on modifie les méthodes de travail et/ou l’organisation. Chacun.e va se sentir concerné.e par ces évolutions, puisque chacun.e a eu l’occasion de constaté directement les écueils des méthodes précédentes. La gestion du changement doit s’en trouver simplifiée, et une nouvelle dynamique se met en place.

A la vue de cette liste d’avantages, il est étonnant que certaines organisations ne prennent toujours pas le temps de faire un post mortem après un plan d’action infructueux. Chez The Floating Mushroom, nous le préconisons fortement, principalement pour le bien des équipes.

Et n’oubliez pas que si vous évoluez dans un cadre international et que l’anglais peut être un obstacle à la réalisation d’un post mortem, nos équipes sont là pour vous former et/ou vous accompagner. N’hésitez pas à vous renseigner sur notre MOOC et notre accompagnement au post mortem en contactant Agnès : the.floating.mushromm@gmail.com

Choisir les bons indicateurs

Nous le savons tous, on peut faire dire « ce que l’on veut » aux chiffres, selon la façon de les présenter, l’ordre d’introduction des éléments, ou encore l’échelle ou l’infographie rattachée à telle ou telle donnée.

C’est pareil avec les indicateurs et voici quelques pistes pour s’assurer de choisir les bons, et de bien les présenter.

Les indicateurs pour se faire plaisir

On les appelle aussi les « Vanity Metrics » – Ce sont ceux qui font du bien à l’égo… mais pas à l’entreprise ni au projet.

Un exemple qui revient souvent en qualité est celui des « pièces en AQP » (en Assurance Qualité Produit). C’est un objectif donné régulièrement aux équipes projets ou au responsable qualité fournisseurs.

Mais avoir 95% de références en AQP peut apparaitre comme un bon résultat, mais est-ce vraiment le cas si les 5% restant représentent 25% des livraisons ? Au final, il reste une grande quantité de livraisons à contrôler en entrée : Un quart des livraisons en fait, et non pas 5%.

Le pourcentage de livraisons à contrôler serait donc, peut-être, un meilleur indicateur d’efficacité dans ce cas, représentatif de la charge de travail effective pour le contrôle d’entrée. Mais le chiffre est moins bon…

D’un autre côté, c’est en travaillant sur ce chiffre que l’on pourra mettre en place un plan d’action qui améliorera réellement l’efficacité de l’entreprise.

Les indicateurs pour se faire mal

Alors on peut partir dans l’autre sens, et ne mettre en place que des indicateurs « qui sapent le moral ».

Et nous sommes plutôt forts pour cela dans le métier qualité. Surement parce que notre travail quotidien nous pousse à chercher ce qui ne va pas… Mais n’oublions pas qu’il s’agit aussi de trouver des solutions, et ça, c’est beaucoup plus positif.

Si nous reprenons notre exemple, 25% des livraisons à contrôler, sans aucun moyen de travailler sur le sujet (temps disponible, budget pour rencontrer les fournisseurs, …) deviendra rapidement un indicateurs qui fait mal, une indication qui est sensée rendre compte de notre travail mais sur laquelle nous n’avons aucun moyen d’agir.

Les indicateurs qui font mal, et épuisent notre énergie, sont généralement ceux qui ne tiennent pas compte de la règle de fixation des objectifs. Ceux qui ne sont pas S.M.A.R.T.*

2 éléments importants dans ce sigle :

  • A pour acceptable : Il doit être ambitieux, mais acceptable. Si l’équipe ne se mobilise pas autour de l’objectif fixé, il ne se passera rien, et la revue régulière de l’indicateur ne sera que l’occasion de rappeler le manque d’engagement et ainsi de renforcer la frustration de chacun.
  • R pour réaliste : Pour éviter de démotiver ceux qui devront travailler pour l’atteindre. Demander à un commercial de doubler son chiffre d’affaire en un an sans augmenter son équipe ou sa zone de prospection n’est pas « acceptable ». Le suivi de sa performance ne pourra que le tirer vers le bas.

Alors faut-il rejeter les indicateurs en masse?

Au contraire, il faut des indicateurs pour piloter, que ce soit une entreprise, une ligne de production, ou son budget personnel.

La vraie stratégie s’applique sur l’objectif que l’on se fixe : Qu’est-ce que je veux ? Comment le chiffrer et le mesurer ? De combien de temps est-ce que je dispose pour y arriver ?

Les indicateurs découlent naturellement de cette analyse. Il y en aura certains qui nous ferons du bien au moral et c’est tant mieux, et d’autres qui nous ferons un peu plus mal, et c’est tant mieux aussi.

Car si l’on est clair sur le futur idéal que l’on s’est fixé, l’indicateur n’est plus sanction mais information sur l’état d’avancement d’un projet, et il n’y a plus aucune raison des le déguiser ni de la malmener.

(*) S.M.A.R.T. : Spécifique – Measurable – Acceptable – Réaliste – défini dans le Temps

Qu’est-ce que l’amélioration continue

Le mois prochain sortira le 2e e-learning du Floating Mushroom, et il traitera de l’amélioration continue. Toujours destiné aux professionnel.le.s de la qualité qui travaillent dans un contexte international, il vous permettra de mieux exprimer et suivre vos actions d’amélioration continue.

Mais c’est quoi, en fait, l’amélioration continue ?

L’amélioration continue selon le dictionnaire

Le plus souvent, lorsque l’on dit « amélioration continue » on entend en fond sonore « lean » ou « 6 sigma ». Ce sont les outils de l’amélioration continue qui sortent en premiers si vous faites une recherche sur Google.

Alors allons-y, citons les 10 principes :

  • Toujours tout remettre en question – même si on a toujours fait comme ça, ou si le plan d’action précédent à permis d’atteindre tel ou tel objectif
  • Réfléchir à des solutions plutôt que de lister les obstacles
  • Aller sur le terrain (le fameux Ganba walk si présent dans nos formations)
  • Préférer une amélioration incomplète mais immédiate à un hypothétique succès complet dans le futur
  • Faire bien plutôt que faire vite
  • Chercher des solutions pas chères, et qui viennent en priorité des personnes concernées
  • Ne pas s’arrêter quand cela devient difficile
  • Rechercher les causes premières (avec le 5 pourquoi par exemple 😉)
  • Prendre les idées de tous, ne pas se baser sur le savoir d’une seule personne
  • Garder à l’esprit que l’amélioration est infinie

L’amélioration continu selon le Mushroom

No argument there… Tous ces points sont bien évidemment valides.

Il nous semble néanmoins qu’il manque quelques éléments :

  • Pourquoi une démarche d’amélioration continue ? Qu’avons-nous à gagner en nous lançant dans cette démarche ? Que ce soit pour la survie d’une entreprise ou l’amélioration du quotidien de chacun, il est primordial d’avoir un discourt clair sur les raisons qui nous pousse à lancer le processus d’amélioration continue. Donner du sens est toujours positif, et permet aux personnes qui devront s’impliquer de se projeter dans le futur.
  • Quels indicateurs ? Comment s’assurer que l’on est bien dans la bonne direction ? Nous avons tous vu des chantiers LEAN qui ne servent finalement à rien, à part bousculer les habitudes de la production.
  • Comment sera célébré le succès ? On le sait aujourd’hui, célébrer les succès est un activateur fort de l’amélioration continue. Au delà de la reconnaissance du travail accompli, cela permet
    • de développer la notion de succès
    • d’augmenter la motivation pour les challenges futurs
    • d’inspirer d’autres personnes
    • de se concentrer sur le positif
    • et cerise sur le gateau, d’avoir un boost d’hormones de la joie

Ainsi, l’amélioration continue n’est pas seulement un processus, c’est une aventure humaine.

Si cette approche vous intéresse, rendez-vous début novembre pour les premiers MOOC gratuits et ensuite pour la sortie du e-learning.

Vous pouvez d’ailleurs les réserver dès maintenant en suivant le lien ici : http://bit.ly/2KbCtZW

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C’est toujours comme ça que ça se passe – le 5 pourquoi

Je le répète souvent, le 5 pourquoi – 5 WHY en anglais – est mon outil préféré.

Cette méthode peut s’appliquer à absolument tout, et permet de trouver la « vraie » cause origine (root cause) quelques soient les circonstances, depuis la panne d’un système sur une ligne de production jusqu’à la raison pour laquelle votre collaborateur avait une heure de retard ce matin…

Un outil de recherche des causes premières des incidents qualité

Il existe plusieurs méthodes pour rechercher les raisons d’apparition d’un problème qualité.

Certains sont très connus comme l’Ishikawa (notre format et le MOOC associés seront disponibles sur le 4e trimestre 2019 – N’oubliez pas de vous abonner à la Newsletter si vous voulez être informé de la sortie de ces documents)

D’autres demandent un peu plus de pratique avant d’être au point, comme par exemple le Factor Tree Analysis (Arbre de défaillance).

Mais quelque soit la méthode utilisée pour identifier les facteurs potentiels, il faut forcément aller à la racine si l’on veut résoudre un problème.

Souvent l’outil le plus simple est le plus efficace

Et pour cela, il y a le 5 Why

La méthode est aussi simple qu’il est possible de l’imaginer : A chaque fois qu’un facteur est identifié, il faut se demander « Pourquoi ? » et passer ainsi au niveau de profondeur suivant. En répétant la question 5 fois, on arrive généralement à la vraie cause du problème.

Et cela marche quel que soit le problème ! Prenons un exemple : 

– J’étais en retard au travail ce matin –

Nous avons posé le problème, et il pourrait tout à fait être question d’une personne paresseuse ou totalement désengagée de son travail.

C’est (trop) souvent la première approche lorsqu’un problème apparait : c’est la faute des gens…

Je l’ai entendu – pour de vrai :

* sur des lignes de production : « ça vient des opératrices, elles n’ont qu’à arrêter de ne pas comprendre comment ça se monte »

* en réunion de service : « ça vient de l’ingénieur qualité, il a le chic pour que les personnes fassent des erreurs pendant les audits »

Il est clair qu’on ne peut pas rester à ce niveau d’analyse ! Alors c’est parti, demandons nous « pourquoi ? »

  • Pourquoi est-ce que j’étais en retard au travail ce matin ?
    • Parce que mon réveil n’a pas sonné

Nous voilà donc sur un problème de matériel. Mais n’est-ce pas toujours le cas une fois qu’on a dégagé le facteur humain ?

Nous avons tous du mauvais matériel, ou pas le bon matériel… Si seulement on avait investi un peu plus dans ce poste ci ou cette activité là…

Et si on s’arrête ici, je change simplement de réveil !

Mais demandons-nous une deuxième fois « pourquoi ? »

  • Pourquoi est-c que mon réveil n’a pas sonné ?
    • Parce que la pile est vide

Nous voilà sur un problème d’usure, d’utilisation d’un consommable. C’est déjà plus intéressant. Je peux m’arrêter là et changer la pile, c’est une bonne mesure conservatoire (correction immédiate – l’équivalent d’un D3 dans une analyse 8D)

Mais nous ne sommes pas au bout. Il y avait surement une alerte sur la charge de la pile, un voyant qui s’est mis à clignoter, une sonnerie désagréable qui annonçait la fin de vie de la pile – nous sommes en 2019 tout de même…

Alors demandons-nous une troisième fois « pourquoi ? »

  • Pourquoi est-ce que la pile est vide ?
    • Parce que je ne l’ai pas changée quand le voyant de charge s’est mis à clignoter

Ouh la la… J’aurais donc une responsabilité dans cette histoire ! Est-ce que je peux le cacher, le mettre sur le compte de quelqu’un d’autre ? Si je n’ai pas fait mon travail, c’est que j’avais une bonne raison.

Vite, encore un « pourquoi ? »

  • Pourquoi est-ce que je n’ai pas changé la pile quand le voyant s’est mis à clignoter ?
    • Parce que je n’en avait pas de rechange

Voilà, je ne suis pas responsable ! Ouf ! C’est un problème d’approvisionnement.

Mais qui gère l’approvisionnement déjà ?

Il y a un dernier « pourquoi ? » qui semble intéressant ici…

  • Pourquoi est-ce que je n’avais pas de pile de rechange ?
    • Parce que je n’en ai pas racheté la dernière fois que je l’ai changée

Nous y sommes, je n’ai pas les bonnes routines de réapprovisionnement !

L’exemple peut sembler loin des réalités industrielles, pourtant nous y sommes : comme souvent il s’agit d’un problème d’organisation qui aurait tout à fait pu passer pour un problème de personnel ou de matériel.

En travaillant sur la dernière cause identifiée, nous allons réellement nous assurer de ne plus arriver en retard au travail… Du moins pas à cause du réveil.

Analyser les causes premières de vos incidents qualité grace au 5 why

C’est un de nos MOOC à votre disposition sur notre blog. 30 minutes de e-learning pour apprendre à l’utiliser en anglais, avec des exemples réels aussi bien dans la monde de l’entreprise que dans la vie quotidienne.

Pour y accéder, il vous suffit d’en faire la demande en suivant le lien ci-dessous : http://bit.ly/2KbCtZW

NB : Votre demande peut prendre jusqu’à 48h maximum