Mes stagiaires me demandent souvent de les aider à écrire un e-mail en anglais. C’est comme cela que j’ai réalisé que cet exercice respecte bien plus de codes qu’il n’y parait… et qu’on peut très vite paraître grossier si on ne les connaît pas 🙍🏻♀️
Nota : si tu es ici uniquement pour télécharger les 7 étapes d’un Perfect Email in English, le lien est ici : The Perfect Email
Restons poli lorsque l’on écrit un e-mail en anglais
L’échange avec mon stagiaire commence généralement comme ça : « Je ne comprends pas, mon client / mon fournisseur a l’air vexé, alors que je lui ai juste demandé de m’envoyer un document… »
Mon stagiaire est perplexe parce qu’il ne comprend pas ce qu’il a fait de mal – et en fait, il n’a rien fait de mal, il a juste oublié de respecter quelques codes dans l’écriture de son message 💁🏻♀️
Nous sommes parfois tellement concentrés sur le fond que nous en oublions la forme.
Voici 3 choses à prendre en compte lorsque tu écris un e-mail en anglais.
A qui écris-tu ?
A Mrs Smith ou à Juliet ?
En français, on se vouvoie ou on se tutoie, cela permet de connaitre le degré de proximité. Cette différence n’existe pas en anglais puisque tout le monde vouvoie tout le monde. Le niveau de proximité se mesure plus à l’utilisation du nom ou du prénom. On dit d’ailleurs d’une personne que l’on connais bien que l’on est « on a first name basis » – on s’appelle par nos prénoms.
Tu es certainement plus à l’aise avec une forme ou l’autre. Mais si ton interlocutrice t’appelle par ton prénom, et que tu lui réponds en disant « Dear Mrs Smith »… c’est un peu glaçant…
Tu vas devoir t’adapter à ton interlocuteur, mais aussi à sa culture : un américain passera plus rapidement au prénom qu’un anglais.
Comment savoir quand passer au prénom ? Si tu ne te sens pas suffisamment à l’aise pour prendre l’initiative, fait comme ton interlocuteur.
On commence son e-mail par un « thank you »
C’est un petit peu le secret ultime d’un message en anglais qui commence bien 🙋🏻♀️
Il y a toujours une façon de remercier son interlocuteur : « thank you for contacting me » – « thank you for youe email yesterday » – « thank you for your question »
J’ai même commencé des mails par « Thank you for your claim » (merci pour votre réclamation)…
C’est comme ça que cela se fait, et c’est comme ça qu’on évite de passer pour quelqu’un de trop brusque.
Mais attention, c’est bien un « thank you for » qui se rapporte à quelque chose qui s’est passé précédemment. Et pas un « thank you to » qui est en fait une demande.
Demander sans hurler – ni se moquer
Et là je reviens sur le « thank you to »… ce n’est pas du tout un remerciement, mais une demande. Et ce n’est pas forcément la meilleure façon de demander 🤷🏻♀️
Je préfère utiliser les expressions « Could you please » – « Is it possible for you to — please ». Parce que attention, on n’oublie pas le « please ». Encore une fois, se concentrer sur le fond ne nous dédouane pas de respecter les formes.
Je peux aussi utiliser « Would it be convenient for you to —-« ou « I would appreciate if you could —« si ma demande est une peu compliquée.
Au final, on utilise beaucoup les verbes modaux dans les demandes, et selon ce que l’on a appris à l’école, cela peut être un peu bizarre. Par exemple, on pense être très poli.e en utilisant le modal « may » mais suivant le contexte, cela peut être un peu hautain voir carrément cassant.
Donc attention : il vaut mieux utiliser « could you please » de façon répétitive que vexer un client 💁🏻♀️
Et pour finir, il y a le faux ami à bannir définitivement de ton vocabulaire : le verbe « to demand » ne veut pas dire demander, mais exiger. Tu risques donc de bien énerver ton interlocuteur si tu l’utilises (à moins que tu sois un tyran avéré, mais dans ce cas ne me contact pas – please)
Ecrire un e-mail en anglais, ce n’est finalement pas si simple
Et souvent on en nous a pas formé – parce que notre management pense que si on a le vocabulaire, on est paré.
Et bien non, écrire en anglais, ça s’apprend.
Je t’ai mis les 7 étapes pour un Perfect Email in English dans un document de synthèse que tu peux télécharger en suivant le lien ici : The Perfect Email
La bonne nouvelle, c’est que le TOEIC inclus maintenant cette compétence, et que tu peux donc mobiliser ton CPF pour travailler ce point.
Je suis à ta disposition pour en parler en détail. Prends rendez-vous avec moi directement dans mon agenda en utilisant le lien ci-dessous.
A noter : ma formation « 8D en anglais » comprend un module sur la rédaction d’e-mail en anglais. Il est en effet important de se faire parfaitement comprendre lorsque la situation est tendue. Tu peux voir le détail de cette formation ici : Animer / Suivre un 8D en anglais