Encore une demande qui revient régulièrement pendant les formations : Comment doit-on rédiger les e-mails en anglais. Il est vrai que dans le domaine de la qualité, nos e-mails sont souvent porteurs de mauvaises nouvelles et soigner la forme ne changera pas le fond du problème… Mais au moins, nous serons aussi professionnel que possible.
Bien choisir la formule de politesse dans un e-mail en anglais
Il y a d’abord le cas où l’on ne connait pas la personne à qui on écrit.
La formule consacrée est alors « to whom it may concern » c’est-à-dire « à l’attentionnée la personne concernée ». C’est la bonne façon de faire… mais ce n’est pas forcément pertinent. Nous avons déjà vu qu’il n’est pas conseillé d’utiliser cette formule lorsque l’on envoie une lettre de motivation (cover letter).
Je préfère personnellement la formule « Dear Sir, Dear Madam » (cher monsieur, chère madame) qui est un peu moins impersonnelle. Il faut néanmoins faire attention aux majuscules !
La formule « to whom it may concern » reste valable dans les cas où vous écrivez à une adresse mail anonyme, comme par exemple « sales@company.com » ou « administration@brand.com »
Viens ensuite le cas où vous connaissez le nom de la personne que vous contactez.
La bonne formule est alors « Dear Mr X » or « Dear Mrs Y ». Attention, les termes sont différents de ceux cités précédemment :Sir devient Mr et Madame devient Mrs. C’est une erreur très fréquente dans les e-mails de mes stagiaires.
Notez aussi l’absence de point après Mr ou Mrs en anglais.
Finalement, reste le cas où vous utilisez le prénom de votre interlocuteur («to be on a first name basis»)
Dans ce cas, préférez « Hello Brian » à un simple « Hello ». Mais ce n’est pas une règle absolue.
Commencer son e-mail en anglais
A part lors de votre premier contact où vous commencerez votre e-mail en vous présentant, il est commun de débuter tous vos messages avec un «Thank you».
Les français ont tendance à demander des nouvelles de leur interlocuteur lorsqu’ils commencent un e-mail, ou d’espérer que l’e-mail le « trouvera en bonne santé »… L’e-mail en anglais commence plutôt par un « Thank you » : Merci de m’avoir répondu, merci d’avoir pris le temps de lire mon mail, merci d’être toujours disponible… Il y a toujours une raison de dire merci, et c’est l’ice-breaker (brise-glace) que nous vous conseillons.
Terminer son e-mail en anglais
Il y a des formules à connaitre pour terminer son e-mail :
« I look forward to hearing from you » (j’attends de vos nouvelles avec impatience »
« Do not hesitate to contact me should you have any question » (n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions)
Attention à cette dernière formulation : « I am at your disposal should you need further information » (je suis à votre disposition pour toute information complémentaire) car en anglais, l’information est toujours au singulier. Il s’agit de la notion générale d’information. Pour une information spécifique comme cela peut être le cas en français, on utilise plutôt la périphrase « piece of information »
Ensuite, vous pouvez choisir votre formule de politesse en fonction de la relation que vous avez avec votre interlocuteur, du très formel « Sincerely » au plus décontracté « Cheers ».
Mon préféré est « Best regards » (Meilleures salutations) qui s’adapte à toutes les situations.
Maintenant vous savez tout : A vous de rédiger « the perfect e-mail » en anglais !
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