Quel modèle pour un plan d’action qualité ?

C’est le terme le plus recherché sur Internet lorsqu’il est question de problème qualité. Comment trouver un bon format pour préparer et suivre son plan d’action ? Nous n’allons pas vous obliger à aller jusqu’au bout de l’article si vous ne le souhaitez pas, celui du mushroom est disponible en suivant le lien ici.

Mais pourquoi choisir celui là et pas un autre ?

Le plan d’action, un outil indispensable

Un bon format de plan d’action est nécessaire pour organiser la résolution d’un problème en permettant

• d’être exhaustif : tout consigner au même endroit
• d’évaluer la charge de chacun
• d’avoir la vision des délais menants (les actions qui seront les plus longues à mener)
• d’identifier les dérives sur le planning
• d’assurer que l’on a bien résolu le problème de départ
• Avoir une case « done » (fait) ne suffit pas. Il faut évaluer le résultat est s’assurer qu’on est bien arrivé au résultat attendu.
• Idéalement avec des résultats chiffrés, ce qui n’est pas toujours possible, notamment pour des actions intermédiaires

Il faut aussi être attentif à ne pas passer trop de temps sur la préparation du plan d’action, car c’est la réalisation effective des actions qui permettra de résoudre les problèmes. C’est un écueil dans lequel il est facile de tomber. D’où l’intérêt d’avoir un modèle puissant, et de ne pas passer de temps sur la préparation du format.

Le format de plan d’action n’est qu’un support. C’est bien la qualité du contenu, et le fait de réaliser les actions prévues, qui amènent au résultat attendu.

Les 7 points auxquels on ne pense pas forcément pour un bon modèle de plan d’action

Pour être optimal, le format de plan d’action doit comprendre les éléments suivants :

• Un sponsor. C’est celui qui représente le client ou bien celui qui a la main sur les ressources et les budgets. Sans sponsor, le pilote peut rapidement se retrouver dans une situation où il tourne en rond, sans réussir à faire avancer son plan d’action parce que d’autres priorités sont venues s’ajouter à la charge des acteurs du plan d’action. Le sponsor est celui qui est en mesure de trancher les priorités, de ré-attribuer les ressources, de décider de passer en stand-by. Sans être à proprement parlé un élément du format, ne pas prévoir la case dans le plan d’action revient souvent à oublier le sponsor.
• Un numéro d’ordre. C’est la meilleure façon d’être surs que l’on parle tous de la même ligne du plan d’action, surtout lorsque l’on travaille en équipe multilingues. En effet, il peut y avoir méprise sur les termes pour perler de telle ou telle action, mais il est difficile de se tromper si on fait référence à la ligne 12 par exemple.
• Des liens vers les analyses de causes premières. Il faut pouvoir donner la liste exhaustive de toutes les causes premières identifiées avec des liens vers les documents associés. Attention : cela représente peut-être seulement quelques cases dans le plan d’action, mais il y a souvent des heures de recherches et d’analyse derrière. C’est pour cela que le lien vers la documentation complète est un plus. Cela permet aussi de revenir facilement aux analyses si l’on perd le fil d’une action, ce qui arrive parfois lorsque les délais de réalisation sont longs, ou les interlocuteurs nombreux.
• Une gravité ou un niveau de priorité. Si le plan d’action comprend de nombreuses lignes, et que, comme c’est souvent le cas, les actions sont réparties sur un nombre limité de responsables, il va falloir prioriser. Le mieux est de le prévoir dès la rédaction du plan d’action, afin que chacun soit en mesure d’être autonome avec ses actions. Il ne faut pas un nombre trop important de niveaux afin de ne pas complexifier la prise de décision. Par exemple :
  • 0 = Safety Issue (sécurité)
  • 1 = Must (Absolument nécessaire)
  • 2 = Needed (Nécessaire)
  • 3 = Nice to Have (Serait un plus)
• Un budget en heure et une évaluation des coûts. On oublie trop souvent que les actions vont demander des ressources, pour ne pas mettre les responsables d’action dans des situations difficiles, il faut anticiper ces points le plus tôt possible. Dans les petites structures, mais aussi dans les équipes autonomes, les actions sont souvent réparties sur un nombre limité de personnes, et il est nécessaire d’évaluer la charge que cela représente pour eux afin de ne pas les « noyer. » De la même façon, certaines actions, comme notamment la modification de l’outil de production ou la reprise d’un stock, vont avoir des coûts, et il ne sert à rien de les planifier si l’on remet pas le budget correspondant derrière.
• Un résultat attendu pour chaque action. Cela permet de garder le cap, de toujours savoir pourquoi l’on doit faire telle ou telle chose. C’est aussi un gain d’efficacité au moment de la vérification (Check) car on a directement sous les yeux le résultat attendu pour comparaison avec le résultat obtenu. Cela rappelle aussi que la finalité d’un plan d’action, ce n’est pas de faire les actions, mais bien de résoudre le problème de départ.
• Une partie de capitalisation (Act) bien construite. Capitaliser est une action. Il faut donc une description de la tache à accomplir, un responsable, un délai, et une indication comme quoi l’action est réalisée. Souvent les plans d’actions ne comportent qu’une seule case pour la partie capitalisation. C’est oublier que cela représente aussi une charge pour le pilote.

Notre modèle de plan d’action

Le modèle pour notre plan d’action se base sur le PDCA (Plan Do Check Act) ou Roue de Deming : Nous reviendrons sur ce choix la semaine prochaine.

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